Las impresoras fiscales se han convertido en herramientas indispensables y de uso cotidiano en la mayoría de negocios y tiendas minoristas alrededor de todo el país.

El uso de máquinas fiscales en Venezuela es obligatorio y fue estipulado en providencias emitidas por la Administración Tributaria Venezolana.

Si estás pensando en comprar uno de estos equipos, te presentamos 5 datos interesantes que debes tener en cuenta para configurar este dispositivo en tu negocio o tienda.

1.- Firmware Actualizado.

Las impresoras fiscales funcionan con un sistema interno (software) para asegurar que su funcionamiento sea únicamente la impresión de facturas, notas de crédito y documentos no fiscales. A este sistema interno se le conoce como Firmware.

Al comprar un equipo o instalar un dispositivo antiguo que tengas, debes asegurarte que el firmware cuente con la última actualización emitida por el fabricante, ya que en algunas versiones estos dispositivos pueden tener problemas o no realizar todas las operaciones que exige el SENIAT (Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria) en materia de impresión de facturas y otros documentos fiscales.

Para garantizar que cuentas con la última actualización,  la persona o empresa que vende el equipo debe enseñarte una impresión en la que puedas observar la versión del firmware y así ir a la página web del fabricante y verificarlo.

2.- Cables.

Dependiendo del dispositivo que compres, tendrás distintas conexiones o cables que se adaptan al modelo de impresora.

Es importante a tomar en cuenta la longitud del cable ya que se recomienda que no superen una longitud de 2 metros, debido a que el principal protocolo de comunicación de las impresoras fiscales no hace una transmisión fiable en cables de mayor distancia.

Igualmente, debes verificar los puertos de salida de las impresoras y comprar un cable que se adapte a dichos puertos; estos varían según el modelo pero pueden ser: USB, DB9, DB2 o RJ45.

Un punto poco comentado pero importante, es que debes asegurarte que el medio esté libre de interrupciones magnéticas. Los cables y la comunicación fiscal son muy sensibles a ondas de radio electromagnéticas, como las producidas por señales intensas de los celulares o celdas de comunicación inalámbricas (routers inalámbricos). Es recomendable que los cables no estén en contacto físico con un teléfono celular o con algún tipo de imán, como el que está presente en las cornetas o altavoces que tienen algunas PC’s.

3.- Protección ante caídas de tensión.

Las comunicaciones con los equipos fiscales son muy importantes, ya que dichos equipos almacenan toda la información en cuanto a montos de ventas y las fechas de todas las operaciones realizadas, una interrupción en las comunicaciones puede traer consecuencias posteriores.

Uno de los inconvenientes más frecuentes que se presentan al usar estos equipos tiene que ver con las interrupciones eléctricas. Para evitar esto es recomendable que la impresora fiscal esté conectada a un UPS y que esté operativo. Además el PC en el cual corre el programa administrativo que se comunica con la impresora fiscal también debe contar con la misma protección.

Otro punto importante, que a veces se nos escapa, tiene que ver con el servidor en donde se encuentra la base de datos del sistema. Esta comunicación es de vital importancia porque allí es donde se alojan los datos de las operaciones del sistema administrativo con las impresoras, por lo tanto,  los servidores también tienen que contar con protección ante caídas inesperadas de electricidad.

Planifica una revisión periódica de este tipo de eventualidades, ya que es frecuente que las baterías de los UPS se dañen o tenga una vida útil corta debido a que están constantemente encendidos. De encontrar alguna falla se deben hacer los ajustes necesarios antes de operar con las impresoras fiscales.

4.- Formatos de Impresión.

Los formatos de impresión son parte importante de la imagen de tu negocio.  Sólo algunos modelos de impresoras fiscales pueden imprimir el logo de la empresa, por lo tanto, antes de comprar este dispositivo debes asegurarte de que éste cuente con esa función, si eso es parte importante de tu negocio.

Las impresoras también pueden imprimir mensajes fijos en los tickets de facturas tales como “Vuelva pronto”, “Gracias por su visita!” y otros.  Esto se debe configurar al inicializar la impresora fiscal y lo debe realizar el proveedor de la misma.

También debes tomas en cuenta que no todas las impresoras fiscales pueden imprimir caracteres hispánicos, como vocales acentuadas o la letra Ñ, por lo tanto, si consideras que este punto es importante para tu negocio, debes asegurarte que el equipo que compres tenga esta característica.

Si requieres impresiones en hojas tamaño carta o media carta, son muy pocos los modelos que soportan este formato. Puedes pensar en usar tickets  ya que la cantidad de caracteres que se imprimen (letras y/o números) son iguales, y en algunos casos superiores a los de impresoras con hojas de mayor tamaño.

5.- Compatibilidad con Sistemas Administrativos.

La compatibilidad con los sistemas administrativos es algo esencial.

En general, los modelos antiguos de impresora fiscal, son soportados por casi todos los sistemas administrativos en el mercado. Lo más aconsejable es consultar directamente con tu casa de software sobre la marca y modelo exacto de tu impresora fiscal ya que, en modelos nuevos, algunas variaciones pequeñas en la impresora pueden inhabilitar la comunicación de la impresora con el software. Tu sistema administrativo debe estar actualizado para soportar los modelos más recientes.

Si tienes requerimientos especiales, te aconsejamos que solicites una impresión de muestra para asegurarte que tanto la impresora como el sistema cuentan con todas las utilidades importantes de tu negocio.

Esperamos que estos consejos sean de gran ayuda y guía para la instalación exitosa de tu impresora fiscal y su buen funcionamiento.

En Gálac Software nos interesamos por mantenerte informado y atento a los cambios que surgen en el país para el desarrollo de tus tareas. 

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